Образователните институции все повече започват да се стремят към работа с електронни документи, което налага необходимостта педагогическите специалисти да повишават производителността си на работа и да подобряват уменията си за обработка и електронно управление на документи.

Какво представлява Системата за управление на документи (Document management system/DMS)?

Система за управление на документи ( DMS ) е система, използвана за получаване, проследяване, управление и съхраняване на документи и намаляване на хартията. Повечето са способни да водят запис на различните версии, създадени и модифицирани от различни потребители (проследяване на историята). В случай на управление на цифрови документи такива системи се основават на компютърни програми. Терминът има известно припокриване с концепциите за системи за управление на съдържанието . Често се разглежда като компонент на системите за управление на корпоративно съдържание (ECM) и е свързан с управлението на цифрови активи , изобразяване на документи , системи за работен поток и системи за управление на записи .

Държавните и частните училища от всякакъв мащаб се борят с управлението, осигуряването и достъпа до документация, свързана с ученици, финанси и служители. Електронното управление на документи  може да помогне на вашето училище да подобри сигурността, като същевременно се намалят оперативните разходи, като се даде възможност на оторизираните потребители да получават незабавен достъп до досиета на ученици и служители.

Document management system

Типичното училище обработва десетки хиляди документи всяка година, включително формуляри за човешки ресурси, ученически записи, стенограми, индивидуални образователни планове за ученици, мостри на ученически портфолио, прегледи на резултатите, сертифициране на учители, документи за съответствие с държавните образователни стандарти и записи на учебната програма. Обемите на досиетата и изискванията за сигурност поставят огромно напрежение върху педагогическите специалисти, отговорни за картотекирането, съхранението и извличането на тези документи. Днес по-голямата част от тази информация се обработва чрез неефективни, ръчни процеси, поради идеята, че автоматизирана система в цялата институция или няма, или е скъпа, нарушава съществуващите процеси на работен процес и е трудна за използване. Необходимо е рентабилно решение за управление на документация.

Образователните институции могат да разчитат на Център за професионално обучение към КРЕАТИВНОСТ ЕООД. Ние разработихме програма за изчистване на проблемите в училищата и детските градини, свързана с електронната документация в образователните институции, която ежедневно е на преден план.

Ще ви предложим начини да автоматизирате някои процеси, да опростите други и правилно да съхраните всичко важно за институцията в зависимост от платформата на обучение, която сте избрали, в курс „Електронната документация в училищата и в детските градини“  – 32 ЧАСА, 2 КРЕДИТА. Ще ви покажем и софтуерни решения за управление на документи.

Какво представлява сафтуерът за управление на документи?

Софтуерът за управление на документи обхваща широк набор от функции и функционалности, много от които са от решаващо значение за ефективното управление. 

За най-добрия софтуер за управление на документи за 2020 година може да прочете тук:

https://www.pcmag.com/picks/the-best-document-management-software

Свържете се с нас!

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *